CoSign per SharePoint

La piattaforma di firma digitale di CoSign Central si integra in modo nativo con SharePoint e ne aumenta le funzionalità abilitandolo a gestire approvazioni basate su firma all’interno dei flussi di lavoro (che SharePoint chiama “Collect Signatures”).

CoSign mette a disposizione la gestione del certificato e della chiave da un dispositivo collegato alla rete ed un controllo centralizzato sui firmatari autorizzati (attraverso Microsoft Active Directory o altri servizi di directory). Quando è implementato con SharePoint, le funzionalità di CoSign appaiono come parte integrante della familiare interfaccia di SharePoint e di Microsoft Office. Ciò permette al processo di approvazione basato su firma di non utilizzare carta pur essendo conforme alle normative, velocizza i processi e riduce i costi. Poiché CoSign per SharePoint permette la firma digitale attraverso l’interfaccia di SharePoint, consente agli utenti di preservare i precedenti investimenti per SharePoint per firmare digitalmente contenuti Enterprise, B2B e B2C di vario tipo.

CoSign per SharePoint aggiunge la possibilità di firmare documenti PDF, elenchi e raccolte all’interno dell’ambiente di SharePoint senza obbligare l’utente ad eseguire l’estrazione e la successiva archiviazione degli elementi.

CoSign per SharePoint è un’estensione avanzata di SharePoint che permette agli utenti di firmare digitalmente gli elementi di un elenco di SharePoint e i documenti contenuti nelle raccolte documenti di SharePoint (inclusi i PDF) in modo semplice, attraverso l’interfaccia web di SharePoint. CoSign per SharePoint è stato sviluppato con l’SDK WSS 3.0, che è compatibile con ambienti WSS 3.0 e MOSS e consente un’implementazione nativa con SharePoint.

Una funzionalità chiave delle firme digitali messe a disposizione all’interno di SharePoint è la firma della documentazione da parte di più firmatari o approvanti. Il processo viene gestito nel modo seguente: il creatore del documento lo archivia nella raccolta documenti e invia un’e-mail agli altri utenti con un collegamento al documento. I destinatari dell’e-mail possono poi accedere e firmare il documento attraverso il proprio browser web all’interno dell’ambiente di SharePoint senza doverlo prima estrarre sul computer locale. Un’altra necessità tipica della firma digitale nell’ambiente di SharePoint è l’approvazione degli elenchi di SharePoint. CoSign per SharePoint permette a diversi firmatari di approvare e contrassegnare il contenuto di un elemento dell’elenco, il tutto all’interno dell’interfaccia standard di SharePoint. Ogni firma contiene dettagli importanti come il nome del firmatario, il certificato, data e ora della firma e il motivo della firma.

Fate clic qui per una demo in flash del modulo funzionalità avanzate di CoSign per SharePoint.

Distribuito all’interno di una farm di SharePoint, l’utilizzo di CoSign negli elenchi di SharePoint viene attivato per gli specifici elenchi che hanno bisogno della firma digitale. Una volta che l’utilizzo nell’elenco di SharePoint viene attivato per un particolare elenco, l’amministratore specifica quali colonne dell’elenco sono coperte dalla firma digitale. Inoltre questa funzionalità espande il menu standard dell’elemento dell’elenco con ulteriori voci permettendo agli utenti dell’elenco di firmare digitalmente gli elementi. Facendo clic su queste voci l’utente viene reindirizzato alle pagine web personalizzate di CoSign per SharePoint (pagina firme e pagina di verifica/riesame). La pagina firme richiede nome utente e password dell’utente e le usa per autorizzare l’applicazione delle credenziali del firmatario (chiave e certificato) nell’operazione di firma. La pagina di verifica/riesame permette all’utente di rivedere tutte le firme e i dettagli delle stesse (inclusi il certificato del firmatario, il motivo della firma, la validità della firma e altro).

Analogamente alla sua implementazione all’interno di un elenco di SharePoint, CoSign viene utilizzato nelle raccolte documenti presenti in una farm di SharePoint e attivato per quelle raccolte documenti che richiedono funzionalità di firma digitale. L’uso all’interno delle raccolte documenti di CoSign supporta raccolte documenti per le quali sia stata attivata l’opzione di gestione del tipo di contenuto. Una volta distribuito e attivato, l’amministratore può definire uno o più profili di firma per ciascun tipo di contenuto. Ogni profilo contiene la destinazione e l'aspetto della firma e definisce l’esperienza utente all’interno della pagina firme. Quando un utente firma un documento, CoSign, utilizzato nella raccolta documenti, determina automaticamente il tipo di contenuto del documento e utilizza il profilo di firma definito durante la creazione della firma per il tipo di contenuto specifico.

L’utilizzo di CoSign all’interno delle raccolte documenti permette anche una funzionalità che convalida automaticamente le firme del documento e ne visualizza lo stato senza che il verificatore debba aprire il documento (ad esempio lo stato della verifica: firma valida, non valida oppure documento non firmato).

Per informazioni tecniche più approfondite fate clic qui per scaricare il manuale utente di CoSign per SharePoint.

• Completa integrazione con SharePoint. CoSign è la soluzione di integrazione della firma digitale in SharePoint più diffusa sul mercato, con decine di installazioni di SharePoint e migliaia di utenti.
  CoSign per SharePoint fornisce tutti i vantaggi dell’infrastruttura CoSign Central (ad esempio l’integrazione nei flussi di lavoro, controllo del firmatario, sicurezza avanzata e affidabilità all’esterno) all’interno dell’ambiente di SharePoint.
• Estende le funzionalità di SharePoint permettendo la firma di PDF, elenchi e raccolte all’interno dell’ambiente di SharePoint.
• Conformità legale. Le firme digitali CoSign sono conformi ai rigorosi standard delle più rigide normative aziendali e regionali (vedere le informazioni sulla conformità legale della firma digitale CoSign).
• Supporto di processi di approvazione sequenziali. CoSign permette di applicare più firme su un documento (una dopo l’altra) garantendo nel contempo l’integrità del documento. Ciò si rivela utile in scenari che richiedono una serie di approvatori e un percorso di controllo.
• Controllo dei firmatari autorizzati. CoSign sfrutta gli esistenti sistemi di gestione degli utenti come Microsoft® Active Directory® per controllare i permessi dei firmatari (con un semplice clic è possibile aggiungere nuovi dipendenti e rimuovere quelli che lasciano l’organizzazione). CoSign consente una rapida installazione e, successivamente, requisiti minimi di amministrazione IT, il che si traduce in una maggiore sicurezza e un costo totale di proprietà (TCO) estremamente basso.
• Abilitazione di avanzati applicativi rivolti all’esterno. CoSign Central permette l’utilizzo di avanzati applicativi rivolti all’esterno come applicazioni web orientate a clienti e partner, applicazioni per punti vendita (POS) ed applicativi di fatturazione elettronica. Le firme digitali possono anche permettere nuovi modelli di business come il SaaS (Software as a Service).